El Ministerio del Trabajo mide la autoevaluación de su SG-SST de cada empresa con los mismos 60 estándares de la Resolución 0312 de 2019. La Circular 027 es la formalización digital de esa medición: lo que su empresa reporta (o deja de reportar) queda registrado con fecha cierta en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales. Si su empresa quedó por debajo del estándar el ciclo pasado, esta guía es la ruta para subir la autoevaluación de su SG-SST en el próximo ciclo — no para volver a tropezar con la misma piedra.
Lo que encontraras en este post:
1. Por qué la Circular 027 de 2026 importa más de lo que parece
La Circular 027 no es una circular más. Es el mecanismo con el que el Ministerio del Trabajo mide la trazabilidad del cumplimiento del SG-SST en cada empresa del país. Tres razones por las que importa más de lo que parece:
- Visibilidad institucional. Las empresas que no aparecen en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales quedan fuera del mapa de cumplimiento que el Ministerio usa para focalizar visitas de inspección. Eso no significa que las visiten automáticamente, pero sí significa que el Ministerio las pierde de vista.
- Articulación con la ARL. Su ARL usa la información cargada para asignar recursos de asesoría técnica. Si su empresa no aparece, su ARL no sabe qué priorizar — y termina prestando atención a las que sí reportan.
- Cadena del próximo ciclo. La autoevaluación del año actual es la línea base sobre la cual se construye el plan de mejora del año siguiente. Sin autoevaluación cargada, el plan de mejora del próximo ciclo queda sin anclaje documental.
Eso significa que la Circular 027 de 2026 no es un trámite que se cumple una vez y se olvida. Es el inicio del ciclo de cumplimiento del año siguiente.
2. La Circular 027 de 2026 cambió tres reglas del juego
Aunque la Circular no derogó la Resolución 0312 de 2019 ni el Decreto 1072 de 2015 — siguen siendo la base normativa de los Estándares Mínimos — sí agregó tres reglas nuevas:
- Reporte digital obligatorio. El reporte pasó de poder ser físico o por correo a ser exclusivamente digital en `sgrl.mintrabajo.gov.co`. Lo que su empresa cargue en otro formato ya no cuenta como reporte oficial.
- Periodicidad anual formal. La autoevaluación debe cargarse cada año, junto con el plan de mejoramiento correspondiente al año evaluado. El plazo es el 31 de julio de cada año.
- Cobertura universal. Aplica a toda empresa con al menos un trabajador, sin importar tamaño ni sector económico. La excepción del tamaño o sector ya no es válida para este reporte.
Las empresas que se enteraron tarde del cambio de canal son las que quedaron con la calificación más baja en el ciclo anterior, no por mal SG-SST, sino por mal reporte.
3. Los 5 pasos para reportar este ciclo (atrasado pero recuperable)
Si su empresa quedó por fuera del último ciclo, esta es la ruta más corta para ponerse al día. No se trata solo de “cargar la autoevaluación atrasada” — se trata de no perder el ciclo siguiente tampoco.
Paso 1: Ingrese a la plataforma `sgrl.mintrabajo.gov.co` con el NIT de la empresa. El usuario registrado debe tener perfil de empleador. Si nunca ha cargado información, lo primero que va a pedir es registrar al representante legal y al responsable del SG-SST. Esa asignación puede hacerse directamente o, si hay dudas, por solicitud escrita al Ministerio.
Paso 2: Registre la autoevaluación del ciclo pasado. La autoevaluación se diligencia respondiendo los 60 estándares de la Resolución 0312, marcando “cumple”, “cumple parcialmente” o “no cumple” para cada uno. Si usted ya hizo la autoevaluación interna con su responsable del SG-SST, transcriba las respuestas al formulario digital — no invente ni infle.
Paso 3: El sistema le pedirá cargar el plan de mejoramiento firmado. Para cada estándar marcado como “cumple parcialmente” o “no cumple”, el plan debe incluir: acción correctiva, responsable, fecha de cumplimiento e indicador de seguimiento. El plan debe estar firmado por el representante legal y por el responsable del SG-SST.
Paso 4: Documente internamente la fecha de carga y el número de radicado. Aunque la Circular no exige conservar un comprobante, su SG-SST interno sí lo requiere. Anote en la carpeta del SG-SST: fecha de carga, número de radicado, nombre de quien hizo la carga, y un resumen de los estándares donde quedó “no cumple”.
Paso 5: Programe la alerta del próximo ciclo. El siguiente reporte vence el 31 de julio del año entrante. Ponga la alerta en el calendario del responsable del SG-SST con 60 días de anticipación (mayo) y otra con 30 días (junio). Tener dos alertas es la diferencia entre cargar a tiempo y volver a quedar por fuera.
4. Los 5 pasos para MEJORAR la calificación de su SG-SST en el próximo ciclo
Más allá de reportar, lo que el Ministerio evalúa cada año es la evolución de su SG-SST. Una empresa que reportó 45% el año pasado y sube a 62% al año siguiente recibe mejor trato en una visita de inspección que una que reportó 45% y se quedó en 45%. La ruta concreta para subir la nota:
Paso 1: Mide tu SG-SST con el checklist de los 60 estándares. Antes de cargar la autoevaluación oficial, haga un ejercicio interno: revise los 60 estándares uno por uno con su responsable del SG-SST. Use el [checklist 60 estándares de desegurid](https://deseguridad.net/checklist-60-estandares/) como referencia. El objetivo en este paso no es cargar nada todavía — es tener un mapa claro de dónde está parada la empresa antes de medirse oficialmente.
Paso 2: Identifica los 5 a 10 estándares donde tienes la nota más baja. Después de aplicar el checklist, ordene los estándares de menor a mayor cumplimiento. Los 5 a 10 más bajos son su prioridad para el próximo ciclo. No intente mejorar todos los 60 a la vez — eso diluye el esfuerzo y no mejora la calificación global de forma visible.
Paso 3: Construye el plan de mejora con fechas ciertas. Para cada estándar prioritario, defina: qué acción correctiva, quién es el responsable, qué fecha de cumplimiento, y qué indicador de seguimiento. Las fechas ciertas son obligatorias — un plan de mejora sin fechas se convierte en plan de mejora sin ejecución, y eso baja la calificación.
Paso 4: Designa al responsable del seguimiento mensual. El plan de mejora no se ejecuta solo. Necesita una persona (interna o externa) que revise el avance cada mes y lo documente. El responsable del SG-SST no puede ser el mismo que ejecuta y mide — eso es un conflicto de roles que el Ministerio observa fácilmente.
Paso 5: Carga la autoevaluación ANTES del 31 de julio, no esperar al último día. Las empresas que cargan tarde quedan registradas como “carga extemporánea” en el sistema, y eso baja la nota final. Si su ciclo cierra el 31 de julio, cargue el 25 — no el 1 de agosto. La semana de holgura es lo que separa una autoevaluación “a tiempo” de una “extemporánea” en el sistema.
5. Errores que le cuestan calificación a su empresa
He visto cinco errores que se repiten en las autoevaluaciones y que bajan la nota final:
- Inventar cumplimiento. Algunas empresas marcan “cumple” en estándares que en realidad no cumplen, solo para inflar el porcentaje. La plataforma guarda histórico, y la próxima autoevaluación contrastará contra lo que se marcó este año. La incoherencia es visible y se penaliza.
- No firmar el plan de mejora. Subir el plan sin firma del representante legal o sin firma del responsable del SG-SST invalida la carga. Las firmas pueden ser digitales o escaneadas.
- Pensar que la migración se hizo sola. Algunas IPS actualizan sus formatos sin avisar a la empresa. Si su empresa no recibió comunicación formal, asuma que no se migró.
- Cobrar al trabajador por conceptos conexos. La Circular prohíbe expresamente esta práctica. Si su contrato con la IPS lo permite, hay incumplimiento doble.
- Confundir periodicidad. La 1843 mantiene la periodicidad trienal para cargos de riesgo bajo o medio, y anual para cargos de riesgo alto. Confundir esto lleva a hacer más exámenes de los necesarios (gasto) o menos (incumplimiento).
6. Cómo se mide la calificación en realidad
La Resolución 0312 de 2019 establece que los 60 estándares se agrupan en 7 categorías, y cada estándar tiene un peso diferente según su criticidad. La calificación final se calcula como porcentaje de cumplimiento ponderado.
Eso significa que no todos los estándares valen lo mismo. Cumplir los estándares de “Recursos” (responsable del SG-SST, asignación de presupuesto, afiliación a seguridad social) tiene más peso que cumplir algunos estándares operativos. Si su empresa tiene la nota baja, es más eficiente subir primero los estándares de alto peso que dispersar el esfuerzo en muchos estándares de bajo peso.
El patrón general que el Ministerio observa en empresas con buena nota es: cumplen el 100% de los estándares de alto peso, el 80% de los de peso medio, y el 60% de los de bajo peso. Eso da una calificación final superior al 85%. Las empresas con calificación inferior a este porcentage suelen tener brechas en los estándares de alto peso.
7. Qué pasa si mejora (los datos importan)
Subir la calificación del SG-SST no es un fin en sí mismo. Tiene tres consecuencias concretas que su empresa va a notar:
- Inspecciones del Ministerio. Las empresas con calificación baja tienen más probabilidad de ser visitadas, y cuando las visitan revisan los estándares en los que la nota es más baja. Si su nota es alta, la inspección tiende a ser más corta y a centrarse en validar.
- Articulación con la ARL. Las ARL priorizan recursos de asesoría técnica para empresas con calificación baja porque son las que más riesgo representan. Si su empresa sube la nota, también cambia la calidad de la asesoría que recibe de su ARL.
- Convocatorias y licitaciones. Algunas convocatorias públicas y clientes privados piden el certificado de autoevaluación del SG-SST. Una nota alta abre puertas; una nota baja cierra.
8. Glosario del ciclo de autoevaluación
Cinco términos que conviene tener claros antes de la próxima autoevaluación:
- Autoevaluación: el ejercicio interno de revisar los 60 estándares y marcar cumplimiento. Se hace una vez al año, antes del 31 de julio.
- Plan de mejoramiento: el documento que acompaña la autoevaluación y que dice cómo se van a corregir los estándares no cumplidos. Va firmado por representante legal y responsable del SG-SST.
- Radicado: número que la plataforma asigna a su autoevaluación cuando la carga exitosamente. Documéntelo en su SG-SST interno.
- Plazo de 31 de julio: fecha límite anual. Cargas después de esa fecha quedan registradas como extemporáneas.
- Ciclo de evaluación: el año entre dos autoevaluaciones consecutivas. El Ministerio compara la evolución entre ciclos.
Preguntas frecuentes
¿Qué empresas están obligadas a reportar la autoevaluación del SG-SST?
Toda empresa con al menos un trabajador, sin importar tamaño ni sector económico. La obligación alcanza también a trabajadores independientes vinculados por contrato civil o comercial.
¿Hasta cuándo se puede cargar la autoevaluación del ciclo pasado?
La Circular 027 no fija un plazo posterior de “carga con sanción”. El plazo del 31 de julio correspondió al ciclo evaluado. Cargar después no está sancionado explícitamente, pero la carga queda registrada como extemporánea y eso baja la nota final del ciclo.
¿Qué pasa si no tengo firma electrónica para firmar el plan de mejora?
Puede firmar el plan de mejora de manera manuscrita, escanearlo y cargar el PDF. La Circular no exige firma electrónica para la primera carga.
¿La ARL me puede ayudar con la autoevaluación?
Sí. Las ARL tienen líneas de asesoría técnica específicamente para acompañar a sus empresas afiliadas en la autoevaluación y la construcción del plan de mejora. Es parte de su rol legal en el SG-SST.
¿Qué pasa si mi responsable del SG-SST renunció o se fue?
La Circular exige que la autoevaluación esté firmada por el representante legal y por el responsable del SG-SST vigente al momento de la carga. Si hubo cambio, documéntelo en la hoja de vida del cargo y haga firmar el plan por el responsable actual.
¿El plan de mejora es el mismo documento del año pasado?
No. Cada año se construye sobre la autoevaluación de ese año. Los planes de mejora son anuales y deben responder a los resultados específicos de cada ciclo. El Ministerio compara la evolución entre ciclos.
¿Puedo cargar la autoevaluación y el plan de mejora por separado?
La Circular exige que ambos documentos se carguen en el mismo trámite. No se permite cargar la autoevaluación sin su plan de mejora, ni viceversa.
¿Cómo mejoro la calificación si ya cargué con nota baja este año?
Para el próximo ciclo, haga la autoevaluación interna con el checklist de 60 – 23 – 7 estándares antes del 31 de julio. Identifique los 5-10 estándares prioritarios. Construya el plan de mejora con fechas ciertas. Cargue antes del plazo. La calificación del próximo ciclo es independiente de la del ciclo pasado.
Cierre
La Circular 027 de 2026, te dió una fecha tope del 31 julio , pero no es un trámite que se cumple una vez y se olvida. Es el inicio del ciclo de cumplimiento del año siguiente, y la calificación que su empresa reporte este año determina el trato que recibe del Ministerio, de su ARL y de sus clientes el próximo año.
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