Resolución 1843 de 2025: Como adaptarte a la norma de exámenes médicos ocupacionales

La Resolución 1843 de 2025 entró a regir el 29 de octubre de 2025 y derogó cuatro normas anteriores: la Resolución 2346 de 2007, la 1918 de 2009, la 1075 de 1992 y la 4050 de 1994. Si su empresa sigue usando formatos de examen médico que citan cualquiera de esas normas, está operando con documentos derogados. Esta guía es la ruta corta para migrar a la 1843 sin perder los exámenes previos, sin romper la custodia de la historia clínica y sin pagar de más. No necesita un consultor externo para hacerla — necesita los 9 pasos siguientes y un calendario.1. Lo que DEBE tener actualizado esta semana

Hay tres documentos críticos que su empresa debe revisar antes del próximo examen médico programado:

• Formato del examen preocupacional, periódico, de reintegro y de egreso. Todos deben citar expresamente la Resolución 1843 de 2025 como base normativa. Si en el formato aparece “Resolución 2346 de 2007” o “Res 2346/2007”, está vencido.
• Acta de custodia de la historia clínica laboral. La 1843 establece que la custodia es responsabilidad del empleador o del prestador del servicio (IPS), y debe quedar por escrito quién guarda los archivos, durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones.
• Consentimiento informado del trabajador. La nueva norma es específica sobre qué información debe contener el consentimiento (finalidad, alcance, tratamiento de datos) y qué derechos asisten al trabajador sobre su propia historia clínica.

Estos tres documentos se pueden actualizar en una jornada. Si su IPS o médico ocupacional aliado todavía no los ha migrado, vale la pena pedirle formalmente la actualización esta semana.

1. Lo que DEBE comunicar al médico ocupacional

El primer paso operativo es hablar con el médico ocupacional o la IPS que realiza los exámenes. La conversación tiene tres puntos que conviene poner por escrito:

• Que la base normativa cambió: la 1843 de 2025 derogó las normas anteriores. Si la IPS sigue citando la 2346 de 2007 en sus informes, los informes llegan con cita vieja a su empresa.
• Que el costo del examen lo asume la empresa: la 1843 prohíbe explícitamente cobrar el examen al trabajador. Si su contrato con la IPS permite cobro al trabajador, hay que ajustarlo.
• Cuál es el custodio de la historia clínica y cómo se entrega: la historia clínica se entrega al trabajador cuando este lo solicita o cuando termina la relación laboral, pero la custodia durante la relación es responsabilidad del empleador o de la IPS según lo acordado en acta.

Una comunicación formal con la IPS (idealmente por correo electrónico con confirmación de lectura) deja trazabilidad y evita problemas en una eventual visita del Ministerio del Trabajo.

2. Cómo designar al custodio de la historia clínica laboral

La Resolución 1843 no obliga a una sola forma de designar al custodio, pero sí obliga a que la designación quede documentada. El patrón más limpio es un acta interna con estos cinco elementos:

1. Nombre del custodio (persona natural o representante legal de la IPS) 2. Ubicación física y/o digital de los archivos 3. Período de retención (la norma exige al menos 20 años desde la última atención para historia clínica laboral, pero verifique con su ARL por si tienen normas más estrictas) 4. Procedimiento de entrega al trabajador cuando la solicite 5. Medidas de seguridad y confidencialidad (acceso restringido, encriptación si es digital)

Un acta de una página firmada por el representante legal y el responsable del SG-SST es suficiente. No necesita ser un documento notariado.

3. Cómo ajustar los formatos sin perder los exámenes previos

La migración práctica más común es esta: la empresa tiene exámenes previos con cita a la 2346 de 2007, y necesita que los nuevos exámenes usen la 1843 sin perder los archivos viejos.

La solución es mantener dos líneas separadas en el archivo:

• Exámenes anteriores a la migración (con cita a 2346/2007): se mantienen archivados tal como están. La derogación de la norma no invalida los exámenes ya realizados — solo establece que los nuevos deben basarse en la 1843.
• Exámenes nuevos (con cita a 1843/2025): se hacen con el formato actualizado, el consentimiento actualizado y la custodia documentada según la nueva acta.

Esta separación evita que la empresa tenga que re-hacer exámenes históricos (lo cual sería costoso e invasivo para los trabajadores) y deja claro en qué momento se aplicó la nueva norma.

4. Errores comunes al migrar formatos (5 antipatrones)

He visto cinco errores que se repiten en las migraciones a la 1843:

• Inventar cumplimiento. Algunas empresas marcan “cumple” en estándares que en realidad no cumplen, solo para inflar el porcentaje. La plataforma guarda histórico, y la próxima revisión contrastará contra lo que se marcó este año. La coherencia es la mejor defensa.
• No firmar el acta de custodia. Subir el acta sin firma del representante legal o sin firma del responsable del SG-SST invalida el documento. Las firmas pueden ser digitales si su empresa tiene certificación de firma electrónica, o escaneadas si no.
• Pensar que la migración se hizo sola. Algunas IPS actualizan sus formatos sin avisar a la empresa. Si su empresa no recibió comunicación formal de la IPS, asuma que no se migró.
• Cobrar al trabajador. La 1843 prohíbe expresamente esta práctica. Si su contrato con la IPS lo permite, hay incumplimiento doble: de la norma y del contrato.
• Confundir periodicidad. La 1843 mantiene la periodicidad trienal para cargos de riesgo bajo o medio, y anual para cargos de riesgo alto. Confundir esto lleva a hacer más exámenes de los necesarios (gasto) o menos (incumplimiento).

5. Lo que NO debe hacer la ARL (pero probablemente sigue haciendo)

Hay un conjunto de prácticas de las ARL que la 1843 corrige explícitamente, pero que en la práctica siguen vigentes porque las ARL no han actualizado sus procedimientos internos:

• Pedir documentación con cita a la 2346 de 2007. Si su ARL le pide formatos con esa cita, puede responderle formalmente que la norma está derogada y que la base es ahora la 1843 de 2025.
• Cobrar al trabajador por conceptos conexos al examen. La norma es clara: el costo total del examen, incluyendo paraclínicos y complementarios, lo asume la empresa o la ARL.
• Solicitar exámenes adicionales sin justificación clínica documentada. La 1843 establece que los exámenes deben limitarse a los riesgos específicos del cargo. Exámenes “por si acaso” no proceden.

Si su ARL sigue alguna de estas prácticas, no es un problema suyo directamente, pero sí le puede generar problemas en una inspección del Ministerio. Documente la solicitud formal de actualización a la ARL y archive la respuesta.

6. Cuándo aplica cada tipo de examen

La 1843 mantiene los cuatro tipos clásicos de examen médico ocupacional:

• Preocupacional: se realiza antes de que el trabajador inicie sus funciones. Establece la línea base de salud del trabajador al ingreso.
• Periódico: se realiza según la periodicidad que corresponda al riesgo del cargo (anual para riesgo alto, trienal para riesgo bajo o medio, según la matriz IPER).
• De reintegro o reubicación: se realiza cuando el trabajador regresa después de una incapacidad superior a 30 días calendario o cuando se reubica en un cargo con riesgos diferentes.
• De egreso: se realiza cuando termina la relación laboral, idealmente dentro de los 5 días hábiles siguientes al retiro.

Confundir estos tipos lleva a hacer exámenes de más o de menos. Lo más limpio es tener una tabla en su SG-SST con la frecuencia esperada por cargo.

7. Calendario de actualización 2026 (3 fechas clave)

Si su empresa está atrasada en la migración a la 1843, estas son las fechas que importan:

• 30 de septiembre de 2026: cierre del primer ciclo de autoevaluación bajo la Circular 027. Si su SG-SST no está al día, este es el momento de meter la migración de la 1843 dentro de la misma jornada de actualización.
• 29 de octubre de 2026: aniversario de la entrada en vigencia de la 1843. Un año de gracia para que su empresa termine de migrar lo que quede pendiente.
• 31 de julio de 2027: cierre del segundo ciclo de autoevaluación Circular 027. Aquí ya no hay excuse: la 1843 debe estar completamente operativa.

Si está leyendo esto después de cualquiera de estas fechas, su empresa está atrasada y la inspección puede documentarlo.

8. Checklist descargable de migración (8 items)

Una lista corta para verificar que la migración está completa:

1. Formato de examen médico cita expresamente la Resolución 1843 de 2025.
2. Consentimiento informado del trabajador actualizado con los requisitos de la 1843.
3. Acta de custodia de la historia clínica laboral firmada.
4. Contrato con la IPS ajustado: costo del examen a cargo de la empresa.
5. Carta formal a la ARL solicitando actualización de sus procedimientos a la 1843.
6. Tabla interna de periodicidad de exámenes por cargo.
7. Archivo histórico de exámenes anteriores mantenido con cita a la norma vieja.
8. SG-SST interno documenta la fecha de migración a la 1843.

Si los 8 items están marcados, la migración está completa. Si falta alguno, ese es el primer punto a atender esta semana.

Preguntas frecuentes

¿Qué normas derogó la Resolución 1843 de 2025?

Derogó la Resolución 2346 de 2007, la 1918 de 2009, la 1075 de 1992 y la 4050 de 1994. Los exámenes realizados bajo esas normas siguen siendo válidos en su contenido, pero los nuevos deben basarse en la 1843.

¿Cuánto tiempo debe conservarse la historia clínica laboral?

La Resolución 1843 establece un período mínimo de 20 años desde la última atención. Algunas ARL tienen criterios más estrictos, conviene verificar con la suya.

¿Puede la ARL cobrar al trabajador por el examen?

No. La 1843 prohíbe expresamente que el costo del examen médico ocupacional se traslade al trabajador. El costo total, incluidos paraclínicos y complementarios, lo asume la empresa o la ARL según el caso.

¿Qué pasa si mi IPS no ha migrado sus formatos?

Formalmente, su empresa es responsable del cumplimiento normativo, no la IPS. Si la IPS no ha migrado, pídale por escrito la actualización esta semana. Si no responde, considere cambiar de IPS.

¿Los exámenes periódicos siguen siendo cada 3 años?

Para cargos de riesgo bajo o medio, sí. Para cargos de riesgo alto, la periodicidad es anual. La 1843 mantiene este esquema. Lo que cambia es el formato y el alcance del examen, no la periodicidad.

¿La historia clínica puede estar en formato digital?

Sí. La 1843 permite archivo digital siempre que se garantice confidencialidad, integridad y acceso restringido. La custodia puede ser de la IPS o de la empresa según lo que se acuerde en el acta.

¿Qué pasa si mi empresa tiene varios centros de trabajo?

Cada centro debe tener su propio acta de custodia o una única acta que cubra todos. Lo importante es que la responsabilidad esté claramente asignada, no diluida entre varios.

¿Cómo documento la migración en el SG-SST?

Con una nota interna fechada en la que conste: “A partir del [fecha], los exámenes médicos ocupacionales se realizan conforme a la Resolución 1843 de 2025, derogatoria de las Resoluciones 2346/2007, 1918/2009, 1075/1992 y 4050/1994”. Firme por el responsable del SG-SST y archive en la carpeta del sistema.

Cierre

Migrar a la Resolución 1843 de 2025 no requiere consultor externo ni meses de trabajo. Requiere, en esencia, tres cosas: medio día para actualizar los formatos y el consentimiento con su IPS, una hora para firmar el acta de custodia con su responsable del SG-SST, y una carta formal a la ARL para pedirle que actualice sus procedimientos internos. El resto del trabajo ya está hecho en su SG-SST — solo falta registrarlo.

Si lo que su empresa necesita esta semana es formación del responsable del SG-SST para acreditar la firma de la próxima autoevaluación, el curso de 50 horas de actualización virtual está abierto todo el año y es la ruta más corta. Y si su empresa lleva más de un año sin auditar internamente el SG-SST, vale la pena una conversación con un asesor de deseguridad antes de la próxima inspección: cargar con un plan mal construido es casi tan grave que no cargar.